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2018年，青島因上合峰會(huì)名揚(yáng)海內(nèi)外。2018年，青島人民因上合峰會(huì)而驕傲自豪。作為有幸參與籌備峰會(huì)的一支前沿力量，市政府外辦根據(jù)上合組織青島峰會(huì)籌備委員會(huì)和外交部、省市統(tǒng)一部署，在各兄弟部門(mén)的大力支持下，全體籌備人員歷經(jīng)290多天的日夜奮戰(zhàn)，圓滿完成了會(huì)務(wù)禮賓工作組的重要任務(wù)，開(kāi)創(chuàng)了青島外事服務(wù)保障工作史上“三個(gè)前所未有”：一是會(huì)議規(guī)格前所未有。習(xí)近平主席首次主持上合峰會(huì)，包括主席在內(nèi)的12個(gè)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議。二是會(huì)議規(guī)模前所未有。包括11個(gè)外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人、10個(gè)國(guó)際組織負(fù)責(zé)人在內(nèi)的2000多名外賓參會(huì)。三是會(huì)議籌備工作強(qiáng)度前所未有。會(huì)議共舉辦各類(lèi)活動(dòng)80多場(chǎng)。
上合峰會(huì)成功召開(kāi)的背后凝聚著無(wú)數(shù)服務(wù)保障人員默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)和難以想象的辛勞，外賓接待更是一項(xiàng)極其特殊的任務(wù)，復(fù)雜性高、敏感性強(qiáng)，接待人員直接面對(duì)各國(guó)元首等重要貴賓，是峰會(huì)重要環(huán)節(jié)之一，事關(guān)峰會(huì)的成功舉辦，事關(guān)國(guó)家、我省、我市對(duì)外良好形象。為完成這項(xiàng)責(zé)任重大、使命光榮的任務(wù)，我們從全省范圍內(nèi)遴選了素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精湛的接待團(tuán)隊(duì)，開(kāi)展了嚴(yán)格的培訓(xùn)和實(shí)戰(zhàn)演練，建立了高效順暢的工作機(jī)制，熱情細(xì)致接待外方先遣團(tuán)，各方面科學(xué)高效、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，確保了外賓接待工作的圓滿完成，展現(xiàn)了山東青島對(duì)外開(kāi)放的良好形象，贏得了參會(huì)代表的高度評(píng)價(jià)和贊賞。
精挑細(xì)選組建接待團(tuán)隊(duì)
外賓接待團(tuán)隊(duì)的形象代表著青島形象、山東形象、國(guó)家形象。我們高標(biāo)準(zhǔn)選拔接待人員，共從省內(nèi)各地市、市直部門(mén)、區(qū)市精挑細(xì)選了330多名政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)、外事接待經(jīng)驗(yàn)豐富的同志擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員，組建了由10個(gè)區(qū)（市）、功能區(qū)和市直部門(mén)牽頭的22個(gè)“一對(duì)一”外賓接待團(tuán)隊(duì)。按照個(gè)人特長(zhǎng)和崗位需要，又將每個(gè)接待團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)員細(xì)分為綜合聯(lián)絡(luò)員、副聯(lián)絡(luò)員、證件聯(lián)絡(luò)員、酒店聯(lián)絡(luò)員、行李聯(lián)絡(luò)員及機(jī)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)員等，實(shí)現(xiàn)了定人定崗、定責(zé)定位，做到了各司其職、各負(fù)其責(zé)。
高標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展培訓(xùn)和演練
從高等院校邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家和老師，為接待團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了禮賓禮儀、外事紀(jì)律、機(jī)場(chǎng)通關(guān)、民族宗教、醫(yī)療衛(wèi)生等10余場(chǎng)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，累計(jì)培訓(xùn)2000多人次。為確保接待工作順暢熟練、一氣呵成，組織接待團(tuán)隊(duì)多次到會(huì)場(chǎng)、酒店、機(jī)場(chǎng)、參觀場(chǎng)所等開(kāi)展實(shí)地演練，對(duì)外賓的行程、作息、飲食、風(fēng)俗、宗教信仰等反復(fù)研究，開(kāi)展了不計(jì)其數(shù)的現(xiàn)場(chǎng)演練，試驗(yàn)了各不相同的工作方案，平均每個(gè)團(tuán)隊(duì)修改接待方案20余稿；對(duì)細(xì)分的180多個(gè)接待要項(xiàng)不斷推演打磨，更新完善，將接待活動(dòng)細(xì)化到每一個(gè)流程、每項(xiàng)工作任務(wù)，每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每個(gè)工作人員。通過(guò)培訓(xùn)和演練，接待人員提高了專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，熟悉了接待流程，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)能力，為做好接待工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
接待好外方先遣組
正式會(huì)議前，先后接待了外方先遣組兩次集中考察和各國(guó)（國(guó)際組織）先遣人員自行考察共計(jì)44批350人次。與外方先遣組開(kāi)展了認(rèn)真細(xì)致的工作對(duì)接，針對(duì)外方提出的通信、食材、住宿、會(huì)外活動(dòng)等各方面?zhèn)€性化需求，多次召集部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)，盡最大努力予以協(xié)調(diào)和解決。面對(duì)外方先遣組風(fēng)格迥異的考察、詢(xún)問(wèn)和要求，接待團(tuán)隊(duì)的同志們熱情耐心接待、有節(jié)有度答復(fù)，展示了開(kāi)放、包容、負(fù)責(zé)任的大國(guó)形象。
建立高效順暢的工作機(jī)制
籌備工作時(shí)間短、任務(wù)重、壓力大、要求高，為確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，市政府外辦建立了高效的集中辦公制度、請(qǐng)示匯報(bào)制度、每日客情制度、每日例會(huì)制度等內(nèi)部管理制度，并風(fēng)雨無(wú)阻地堅(jiān)持執(zhí)行。會(huì)期20天前是接待工作最忙最緊張的時(shí)候，外賓的行程、航班和參會(huì)要求等信息接踵而至，接待人員每天都要處理不計(jì)其數(shù)的電話和郵件，及時(shí)收集客情信息，并匯總報(bào)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、酒店、機(jī)場(chǎng)、會(huì)務(wù)、注冊(cè)等工作部門(mén)，確保各相關(guān)方面都能及時(shí)掌握外賓的最新行程安排和需求，以便做好接待準(zhǔn)備工作。由于時(shí)差等原因，雖然每天睡兩三個(gè)小時(shí)已成為工作常態(tài)，有的甚至累病在工作崗位，但同志們依然以飽滿的熱情和干勁堅(jiān)守在工作崗位，舍小家顧大家，為了上合峰會(huì)的圓滿成功召開(kāi)作出了無(wú)私奉獻(xiàn)。
上合峰會(huì)的禮賓接待工作得到了中外領(lǐng)導(dǎo)人、與會(huì)代表、媒體記者和國(guó)際社會(huì)的一致好評(píng)。中央政治局委員、中央外辦主任楊潔篪表示，禮賓接待“賓至如歸”。外事無(wú)小事，有時(shí)一件看似很不起眼的“小事”，處理不當(dāng)就可能會(huì)演變成影響國(guó)家間關(guān)系的“大事”。在外事接待過(guò)程中，與外賓相處應(yīng)互相尊重、平等相待、不卑不亢、避免禁忌，不僅要體現(xiàn)熱情友好，更要把握好具體分寸，做到“關(guān)心有度”、“距離有度”、“舉止有度”，把與外賓相關(guān)的每件“小事”當(dāng)成“大事”看待，及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，妥善處置對(duì)待，只有這樣才能不出紕漏，才能在接待好外賓的同時(shí)，維護(hù)好國(guó)家形象和利益。上合組織青島峰會(huì)已經(jīng)載入我國(guó)外交史冊(cè)，但奔波在峰會(huì)籌備工作一線的這支特殊的隊(duì)伍，他們?nèi)栽诶^續(xù)前行，一如既往地活躍在青島改革開(kāi)放的前沿，用自己的言行繼續(xù)講述著“青島故事”和“中國(guó)故事”！
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